Tietosuojaseloste

 

TIETOSUOJASELOSTE 1

 

 

Pvm:             30.8.2018

 

Viite:             Eu:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR)

 

 

 

Rekisterinpitäjä

 

Nimi:             Kaakonkulman 4H-yhdistys ry

 

Osoite:         Opintie 2 B, 49900 Virolahti

 

 

Rekisteriasioiden yhteyshenkilö

 

Nimi:             Toiminnanjohtaja Ulla-Riitta Peltola

 

Osoite:         Opintie 2 B, 49900 Virolahti

 

Sähköposti: ulla.peltola@4h.fi

 

Puhelin:      0400 896 764

 

 

Rekisterin nimi: Sähköisesti kerättävät tiedot

a)    Nettisivut, www.kaakonkulma.4h.fi

- liittymiset jäseneksi

- ilmoittautumiset kilpailuihin, leireille, kursseille, retkille, 4H-tapahtumiin

- muut yhteydenotot ja tiedustelut

 

b)    Sähköposti, kaakonkulma@4h.fi

- ilmoittautumiset kilpailuihin, leireille, kursseille, retkille, 4H-tapahtumiin

- työhakemukset

- muut yhteydenotot ja tiedustelut

 

Rekisterissä käsiteltävien henkilötietojen käyttötarkoitus

Ryhmät numeroitu 1-3:

1)    Jäsenten, kerhojen, leirien, kurssien, retkien ja 4H-tapahtumien toimintaan liittyvä tiedotus ja yhteydenpito

2)    Työhakemusten vastaanotto ja työn hakemiseen tarvittavien tietojen keräys

3)    Muiden yhteydenottojen vastaanotto ja niihin liittyvät toimenpiteet

 

 

Rekisterin tietosisältö, rekisteröityjen ryhmät ja henkilötietoryhmät

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja, ryhmät numeroitu kuten edelliset 1-3:

1)    Nimi, syntymävuosi, osoite, puhelinnumero, huoltajan nimi ja yhteystiedot, ohjauksen ja osallistujan kannalta tärkeät tiedot (allergiat, mahdollisesti ohjauksessa tarvittavat sairauteen liittyvät aputoimet)

2)    Nimi, syntymävuosi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, työtehtävien kannalta oleellisten asioiden kuvailu, hakemuksen jättävän esiin nostamat asiat ja liitteet.

3)    Nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite, yhteydenottoon liittyvät yksityiskohdat

 

Tietojen säilytysaika ja tai säilytysajan määräytymisperusteet

Ryhmät numeroitu kuten edelliset 1-3:

1)    Toteutuneen toiminnan jälkeen tiedot tilastoidaan määrällisesti ja osallistujalistat arkistoidaan 2 vuoden ajaksi tilastoinnin todentamista varten.

2)    Työnhakuprosessin ajan, kunnes työtehtävään valitun koeaika on ohitse.

3)    Yhteydenottoon liittyvän toiminnan mukaisen yhteydenpitotarpeen päätyttyä.

 

Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilöiden itse täyttämät lomakkeet ja itse antamat tiedot nettisivuilla www.kaakonkulma.4h.fi ja sähköpostilla kaakonkulma@4h.fi

 

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja käytetään vain Kaakonkulman 4H-yhdistyksen toiminnassa. Tietoja käsittelevät ko. toimintaan oleellisesti liittyvät henkilöt, kuten kerhonohjaaja, kurssin ohjaaja, työhaastattelija, toiminnanjohtaja, jäsensihteeri.

 

Tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

 

Rekisterin suojauksen periaatteet

Tietoja säilytetään teknisesti suojattuina. Fyysinen pääsy tietoihin on estetty lukitusten sekä muiden turvatoimien avulla. Rekisteritietoja pääsevät käsittelemään ainoastaan rekisterinpitäjän nimeämät henkilöt. Käsittelijöitä sitoo vaitiolovelvollisuus.

 

Tarkastusoikeus ja tietojen oikaiseminen

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Rekisteröity voi päivittää ja muuttaa omia tietojaan ja vaatia, että virheelliset tiedot oikaistaan.

 

Tarkastus-, muutos- ja korjauspyynnön voi tehdä toimittamalla kirjallinen ja allekirjoitettu asiaa koskeva pyyntö edellä mainitulle rekisteriasioiden yhteyshenkilölle.

 

Oikeus kieltää tietojen käyttö ja oikeus peruuttaa suostumus

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää häntä koskevien tietojen käyttö ja vaatia tiedot poistettavaksi. Tämä koskee tietoja, joiden käsittely perustuu henkilön antamaan suostumukseen.

 

Tietojen käyttökieltoa koskevan vaatimuksen / aiemmin annetun suostumuksen peruuttamisen voi tehdä toimittamalla kirjallinen ja allekirjoitettu asiaa koskeva ilmoitus edellä mainitulle rekisteriasioiden yhteyshenkilölle.

 

Valitusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus valittaa valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta.

 

Kaakonkulman 4H-yhdistys ry
Opintie 2B, 49900 Virolahti

                                            Puh. 0400 896 764

                                            Y-tunnus 0207037-9

 

 

TIETOSUOJASELOSTE 2

 

 

Pvm:             30.8.2018

 

Viite:             Eu:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR)

 

 

 

Rekisterinpitäjä

 

Nimi:             Kaakonkulman 4H-yhdistys ry

 

Osoite:         Opintie 2 B, 49900 Virolahti

 

 

Rekisteriasioiden yhteyshenkilö

 

Nimi:             Toiminnanjohtaja Ulla-Riitta Peltola

 

Osoite:         Opintie 2 B, 49900 Virolahti

 

Sähköposti: ulla.peltola@4h.fi

 

Puhelin:      0400 896 764

 

 

Rekisterin nimi: Manuaalisesti kerättävät tiedot

1)    Ilmoittautumiset kerhoihin, leireille, kursseille, retkille, 4H-toimintaan

2)    Työsopimukset, työajan seuranta, työmatkat, työterveys

 

Rekisterissä käsiteltävien henkilötietojen käyttötarkoitus

Ryhmät numeroitu 1-2:

1)    Kerhojen, leirien, kurssien, retkien, 4H-toiminnan sisältöön liittyvä tiedotus ja yhteydenpito

2)    Tiedot palkanmaksua varten ja työlainsäädännön piirin kuuluvat asiat

 

Rekisterin tietosisältö, rekisteröityjen ryhmät ja henkilötietoryhmät

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja, ryhmät numeroitu kuten edelliset 1-2:

1)    Nimi, syntymävuosi, osoite, puhelinnumero, huoltajan nimi ja yhteystiedot, ohjauksen ja osallistujan kannalta tärkeät tiedot (allergiat, mahdollisesti ohjauksessa tarvittavat sairauteen liittyvät aputoimet)

2)    Nimi, syntymävuosi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, henkilötunnus, pankkitilinumero, työtehtävien kannalta oleellisten asioiden kuvailu.

 

Tietojen säilytysaika ja tai säilytysajan määräytymisperusteet

Ryhmät numeroitu kuten edelliset 1-2:

1)    Toteutuneen toiminnan jälkeen tiedot tilastoidaan määrällisesti ja osallistujalistat arkistoidaan 6 vuoden ajaksi tilastoinnin todentamista varten.

2)    Työhön liittyvät henkilö- ja palkkatiedot arkistoidaan työsuhteen päättymisen jälkeen 6 vuotta. Työtodistukset arkistoidaan 10 vuodeksi. Säilytysajoissa noudatetaan työllistämiseen liittyvää lainsäädäntöä.

 

Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilöiden itse täyttämät lomakkeet ja itse antamat tiedot.

 

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja käytetään vain Kaakonkulman 4H-yhdistyksen toiminnassa. Tietoja käsittelevät ko. toimintaan oleellisesti liittyvät henkilöt, kuten kerhonohjaaja, kurssin ohjaaja, työhaastattelija, toiminnanjohtaja, jäsensihteeri.

 

Tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

 

Rekisterin suojauksen periaatteet

Tietoja säilytetään teknisesti suojattuina. Fyysinen pääsy tietoihin on estetty lukitusten sekä muiden turvatoimien avulla. Rekisteritietoja pääsevät käsittelemään ainoastaan rekisterinpitäjän nimeämät henkilöt. Käsittelijöitä sitoo vaitiolovelvollisuus.

 

Tarkastusoikeus ja tietojen oikaiseminen

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Rekisteröity voi päivittää ja muuttaa omia tietojaan ja vaatia, että virheelliset tiedot oikaistaan.

 

Tarkastus-, muutos- ja korjauspyynnön voi tehdä toimittamalla kirjallinen ja allekirjoitettu asiaa koskeva pyyntö edellä mainitulle rekisteriasioiden yhteyshenkilölle.

 

Oikeus kieltää tietojen käyttö ja oikeus peruuttaa suostumus

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää häntä koskevien tietojen käyttö ja vaatia tiedot poistettavaksi. Tämä koskee tietoja, joiden käsittely perustuu henkilön antamaan suostumukseen.

 

Tietojen käyttökieltoa koskevan vaatimuksen / aiemmin annetun suostumuksen peruuttamisen voi tehdä toimittamalla kirjallinen ja allekirjoitettu asiaa koskeva ilmoitus edellä mainitulle rekisteriasioiden yhteyshenkilölle.

 

Valitusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus valittaa valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta.

 

Kaakonkulman 4H-yhdistys ry, Opintie 2B, 49900 Virolahti

Puh. 0400 896 764, Y-tunnus 0207037-9